Osoby kontaktowe

Osoby kontaktowe to pracownicy zatrudnieni u kontrahenta odpowiedzialni za kontakt z naszą firmą. System pozwala na wskazanie osób odpowiedzialnych po stronie naszego kontrahenta za odpowiednie działania. Szeroki zbiór danych osobowych pozwala na szybką formę kontaktu.

Aby dodać osobę kontaktową należy:

1. W module „CRM” wybrać „Osoby kontaktowe”.
2. Kliknąć ikonę „Dodaj”.
3. Wywołane zostanie okno nowej Osoby kontaktowej. W tym oknie za pomocą przycisku „lupa” wybrać kontrahenta, u którego pracuje Osoba kontaktowa i uzupełnić resztę danych.
4. Kliknąć przycisk Zatwierdź.

++++ Ekran: Dodawanie osoby kontaktowej | ++++

Ikona służy do planowania zdarzeń związanych z danym kontrahentem. Funkcja ta umożliwia określenie:

• kontrahenta,
• osoby kontaktowej, której zdarzenie dotyczy,
• tematu,
• treści,
• lokalizacji,
• etykiety,
• terminu przypomnienia.

++++ Ekran: Zadanie |

++++

W celu dodania zadania:

1. W module CRM wybierz Osoby kontaktowe.
2. Wybierz kontrahenta, z którym związane ma być dodawane zadanie.
3. Kliknij Zadanie.
4. Wypełnij niezbędne dane.

++++ Ekran: Dodawanie zadania |

++++

Wszystkie zdarzenia widoczne są w podmodule Kalendarz oraz w postaci listy zadań w module Projekty → Zadania.

Program Modus pozwala prowadzić historię kontaktów wychodzących i przychodzących z danym kontrahentem oraz z daną osobą kontaktową.

++++ Ekran: Dodawanie aktywności |

++++

Nową aktywność można dodać także w innych miejscach systemu:

• CRM/Aktywność
• CRM/Kontrahenci/Zakładka Aktywność
• CRM/Pulpit/Zakładka Aktywność

Ponieważ wprowadzana aktywność może wiązać się z koniecznością wygenerowania jakiś dokumentów dla danego kontrahenta, pewne dokumenty można generować z poziomu aktywności. Do ich wystawiania można posłużyć się funkcjami dostępnymi na karcie aktywności lub klawiszami funkcyjnymi klawiatury:

• mail (F2) - otwarcie okna wiadomości e-mail
• ZO (F3) - generowanie zamówienia sprzedaży
• ZD (F4) - generowanie zamówienia zakupu
• SPR (F5) - generowanie dokumentu handlowego
• KP (F6) - generowanie dokumentu kasowego (Kasa Przyjmie)
• KW (F7) - generowanie dokumentu kasowego (Kasa Wyda)
• KAL (F9) - planowanie nowego zadania, które będzie widoczne w kalendarzu użytkownika
• « (F8) - funkcja dostarcza informacji związanych z kontrahentem, dla którego wprowadzana jest aktywność
• i - funkcja umiejscowiona obok nazwy kontrahenta otwiera jego kartę, natomiast funkcja umiejscowiona obok nazwy osoby kontaktowej otwiera kartotekę osoby kontaktowej.

Wysyłanie wiadomości e-mail

Jeśli na karcie kontrahenta podany był adres e-mail, zostanie on automatycznie wyświetlony na karcie aktywności. Kliknięcie w ten adres generuje nową wiadomość, która może zostać wysłana do kontrahenta. Jeśli zdarza się, że do kontrahenta wysyłana jest wiadomość o tej samej treści, możliwe jest przygotowanie specjalnego szablonu, który będzie zawierał tekst gotowy do wysyłki. Jednocześnie w treści aktywności automatycznie pojawia się wpis „Wysłano e-mail na domyślny adres kontrahenta.”

Automatyczne generowanie aktywności

Od wersji 2.3 aktywności mogą być generowane automatycznie podczas wysyłania wiadomości do kontrahenta. Wysyłając wiadomość z załączonym dokumentem system może automatycznie wygenerować aktywność o numerze wysyłanego dokumentu i datą wysłania wiadomości. W ten sposób lista odnotowanych kontaktów z kontrahentem jest automatycznie uzupełniana o informację o wysłanych wiadomościach. Opcja do włączenia w module System → Ustawienia globalne → Poczta → „Generuj aktywność po wysłaniu wiadomości”.

» Wróć do: MODUŁ CRM
» Wróć do: PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA