DMS

Moduł DMS (Document Management System) to zbiór wszystkich załączników dodanych do systemu oraz plików tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych dodanych w systemie.

Moduł ten umożliwia:

• przechowywanie w jednym miejscu wszystkich załączników,
• dodawanie nowych dokumentów tekstowych i kalkulacyjnych,
• wersjonowanie dokumentów z podglądem co się zmieniło w danej wersji,
• tworzenie szablonów treści maili.

1. W module DMS wybierz Dokumenty i szablony następnie kliknij Dodaj.
2. Wybierz typ dokumentu z okna:

• Tekst - pozwala na utworzenie nowego dokumentu tekstowego. Program posiada wbudowany edytor tekstowy, dzięki czemu można w dowolny sposób formatować tekst.
• Arkusz - pozwala na utworzenie nowego arkusza kalkulacyjnego, w którym można prowadzić operacje na danych tak jak w standardowym Excelu.
• Z szablonu - dodanie nowego dokumentu, na bazie wcześniej utworzonego szablonu.
  
• Załącznik - dodanie załącznika do systemu.

1. Z listy dokumentów zaznacz plik do edycji,
2. Wybierz Edytuj,
3. Po otwarciu dokumentu, wybierz zakładkę Edycja i wprowadź zmiany,
4. wprowadź opis do zakładki Zmiany,
5. Zatwierdź dokument.

Zakładka umożliwiająca dodanie charakterystycznych dla danego dokumentu słów. Po dodaniu tego typu słów, istnieje możliwość późniejszego wyszukania ich w dokumencie. Definiowanie słów kluczowych odbywa się z poziomu modułu System - Słowniki.
Więcej na temat słowników znajdziesz tutaj.

Zakładka pozwala na katalogowanie kolejnych wersji dokumentu wraz z możliwością usuwania, zapisu załącznika, jego podglądu i drukowania. W zakładce Wersje dla dokumentu można ustawić flagę, która odpowiada za oznaczenie najnowszej wersji dokumentu. Ustawiana jest automatycznie dla najmłodszego dokumentu.

Aby wprowadzić kolejną wersję dokumentu:

1. Wybierz interesujący Cię dokument z listy,
2. Wybierz opcję Edytuj,
3. Zaznacz okienko Wersjonowanie i zapisać zmianę poprzez przycisk Zatwierdź,
4. Wróć do edycji dokumentu poprzez ponowne wybranie dokumentu z listy i przycisk Edytuj,
5. Włącz zakładkę Edycja i wprowadź zmiany w dokumencie,
6. W zakładce Zmiany wprowadź opis poczynionych edycji,
7. Wybierz przycisk Zatwierdź.

Zakładka pozwala na dodanie, usuwanie i edycję uprawnień dla nowych oraz istniejących użytkowników.

Dodaj uprawnienie dla użytkownika - pozwala na wprowadzenie nowego użytkownika, posiadającego uprawnienia dla danego dokumentu.

1. Z listy użytkowników wybierz użytkownika,
2. Wybierz uprawnienia, jakie chcesz przypisać danemu użytkownikowi. Można skorzystać z przycisku Zaznacz wszystkie lub Odznacz wszystkie w celu multizaznaczenia:

• Podgląd,
• Edycja,
• Zapisywanie,
• Usuwanie.

Dodaj uprawnienie dla użytkowników z grupy - opcja pozwala na przydzielenie użytkowników do określonych grup wraz z dodaniem uprawnień i uwag. Więcej o Grupach użytkowników dowiesz się tutaj.

Aby utworzyć grupę użytkowników:

1. Wejdź do modułu SYSTEM,
2. W podmodule Użytkownicy dodaj nową grupę użytkowników (prawa strona okna),
3. Określ uprawnienia i uwagi dla zdefiniowanej Grupy.
4. Wybierz przycisk Zatwierdź.

Żeby dodać użytkownika do grupy:

1. Wejdź do modułu System,
2. W podmodule Użytkownicy wybierz lub dodaj nowego Użytkownika (lewa strona okna),
3. Po otwarciu okna edycji określ Grupę z okna wyboru.
4. Wybierz przycisk Zatwierdź.

Zakładka Uprawnienia wyświetla użytkowników przypisanych do danego Dokumentu wraz z określonymi uprawnieniami. Celem edycji uprawnień, należy wybrać ikonę Edycja lub dwukrotnie przycisnąć rekord wybranego użytkownika.