Od stycznia 2014 roku zaczęła obowiązywać znowelizowana ustawa o podatku od towarów i usług. Między innymi zawiera ona szczegółowe regulacje dotyczące zasad wystawiania faktur. Przepisy określają jednoznacznie czym jest dokument - faktura oraz jakie dane powinien zawierać. System Modus umożliwia zdefiniowanie szablonu wydruku faktury aby spełniała ona obowiązujące wytyczne.
Według art. 106e ust. 1 ustawy faktura powinna zawierać:
Dodatkowo mały podatnik rozliczający się metodą kasową na fakturach wystawionych przez siebie powinien zawrzeć adnotację “metoda kasowa”.
Natomiast w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, na fakturze powinien zostać wskazany:
Podatnik rozliczający się w systemie marży na swoich fakturach powinien ująć odpowiednie oznaczenia. I tak w przypadku:
Pełen katalog danych, które koniecznie muszą znajdować się na fakturze odnaleźć można w art. 106e ustawy o VAT.
Ustawodawca określił w art. 106e ust. 4 jakich danych i kiedy faktura owych danych nie zawiera. I tak w przypadku:
1. dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca towaru lub usługobiorca, faktura nie zawiera:
2. osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych, niebędących podatnikami, dokonujących okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, faktura nie zawiera:
3. w przypadku gdy podatnik jest obowiązany na żądanie nabywcy towaru lub usługi wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 - faktura nie zawiera:
Ponadto ustawodawca w określonych sytuacjach pozwala na pewną dowolność zamieszczania niektórych danych na fakturze:
1. w przypadku podatnika mającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (w przypadku ich braku stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności), który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi, a miejscem tej dostawy lub świadczenia jest inne terytorium (Unia Europejska), faktura może nie zawierać:
2. w przypadku podatnika mającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (w przypadku ich braku stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności), który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi, a miejscem tej dostawy lub świadczenia jest terytorium państwa trzeciego (spoza Unii Europejskiej), faktura może nie zawierać:
3. w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro - faktura uproszczona może nie zawierać:
Podsumowując przedsiębiorca otrzymał w ustawie szczegółowe wytyczne dotyczące kwestii danych jakie są niezbędne, jakich należy nie stosować oraz jakie można pominąć w określonych sytuacjach. Jakie to ma znaczenie dla uznania dokumentu za fakturę?
Jak wynika z wcześniej przytoczonej definicji przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Należy zatem wnioskować, że w przypadku braku jakiegokolwiek z elementów wymaganych przez przepisy w określonych sytuacjach, dokument nie zostanie uznany za fakturę, co za tym idzie - podatnik odbiorca nie będzie mógł na jego podstawie odliczyć podatku.
Przykład
Podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę, na której sprzedawca z przyczyn nieokreślonych nie zamieści numeru NIP nabywcy lub swojego identyfikatora. Dokument nie będzie posiadał elementów jakie określa art. 106e ust. 1 pkt. 4 lub 5 ustawy o VAT, zatem nie będzie spełniał podstawowych wymogów narzuconych ustawą.