Zamówienia zakupu

Zamówienia zakupu to moduł ZAOPATRZENIE, który pozwala na zarządzanie brakami asortymentu w przedsiębiorstwie. Jest on powiązany z narzędziem określającym zapotrzebowanie. Na podstawie zapotrzebowania użytkownik ma możliwość generowania zamówień. Ze względu na istnienie możliwości częściowej realizacji zamówienia w programie wprowadzono funkcję dostawa. Pozwala ona na przyjęcie tylko części zamówionego towaru, która zostanie uwidoczniona w magazynie w zakładce partie.
Tryb brudnopisu dla dokumentów umożliwia wprowadzanie korekt na zamówieniach, które są niemożliwe po ich zatwierdzeniu. Program automatycznie generuje dokument przyjęcia magazynowego na podstawie wprowadzonego zamówienia. Możliwe jest także drukowanie zbiorczej listy wszystkich zamówień, a także poszczególnych zamówień łącznie z ich specyfikacją.

Ewidencja zamówień jest standardowym oknem listy.

Aby stworzyć „Zamówienie zakupu”:

1. Z modułu Zaopatrzenie wybierz Zam. zakupu [patrz Ekran 1].
2. Pojawi się główne okno modułu Zaopatrzenie - Zam. zakupu.
   W głównej liście modułu znajdują się wszystkie dotychczasowe zamówienia na wybrany rodzaj asortymentu.
   Natomiast w panelu Szczegóły znajdują się informacje na temat specyfikacji zamówienia oraz dokumentów powiązanych.
3. Po kliknięciu Dodaj wybierz kontrahenta, do którego składamy zamówienie. W przypadku, gdy nie ma go na liście kliknij Dodaj w oknie wyboru kontrahenta i dodaj go do listy [patrz Ekran 2].
4. Po wybraniu kontrahenta, otworzy się okno Nowy dokument ZD (Zamówienie do dostawcy), w którym należy uzupełnić poszczególne dane. Dostępne są następujące zakładki
   • Zakładka: Szczegóły - umożliwia:
     • zmianę kontrahenta
     • zmianę waluty dokumentu na inną niż PLN
     • wprowadzenie i wybór kursu waluty dla dokumentu walutowego
     • ustalenie oczekiwanego terminu dostawy, który może być widoczny na wydruku dokumentu ZD
   • Zakładka: Dane kontrahenta - umożliwia:
     • wyświetlenie danych adresowych dostawcy które będą widoczne na dokumencie ZD
     • wskazanie miejsca dostawy jeśli jest on inny niż adres dostawy (miejsca dostawy należy zdefiniować w module Słowniki
   • Zakładka: Rozrachunki - zakładka wyświetla listę rozrachunków (dokumentów handlowych wystawionych dla tego kontrahenta)
   • Zakładka: Uwagi - umożliwia nanoszenie uwag dotyczących dokumentu
   • Zakładka: Komunikat do dostawcy - umożliwia naniesienie dodatkowych informacji jakie mają zostać przekazane dostawcy ( widoczne na wydruku dokumentu po uprzednim dodaniu tego pola do wybranego szablonu wydruku dokumentu ZD)
5. Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu dokumentu ZD pojawi się okno zawierające Specyfikację zamówienia z możliwością dodawania do zamówienia nowych pozycji [patrz Ekran 3].
6. Wybierz zamawiany asortyment [patrz Ekran 4], a następnie naciśnij przycisk Wybierz.
7. W oknie Nowa pozycja dokumentu określ zamówioną ilość oraz cenę zakupu asortymentu. Po poprawnym uzupełnieniu pól kliknij Zatwierdź. (Jeśli mamy umowę z dostawcą na ten asortyment, klikając przycisk „przepisz” cena z umowy zostanie przepisana). [patrz Ekran 5].
8. Po zatwierdzeniu nastąpi powrót do okna dodawania kolejnej pozycji zamówienia. Aby dodać kolejną pozycję powtórz kroki 6 i 7.
9. Po dodaniu wszystkich zamówionych pozycji kliknij Zamknij.
10. Na tym etapie wybierz formę zapisu [patrz Ekran 6]:
    1. Zapisz do brudnopisu - ta opcja zapisu pozwoli wprowadzić zmiany w zamówieniu zakupu.
    2. Zapisz i zatwierdź dokument - ta opcja zapisu zatwierdzi dokument.

Ekran 1: Lista zamówień zakupu

Ekran 2: Wybór kontrahenta do zamówienia

Ekran 3: Nowy dokument zamówienia

Ekran 4: Dodawanie asortymentu do zamówienia

Ekran 5: Określanie ceny asortymentu

Ekran 6: Zapisanie dokumentu

Istnieje możliwość przywrócenia zatwierdzonego dokumentu do brudnopisu, jeżeli na jego podstawie nie wystawiono żadnego dokumentu.

Aby to zrobić:

1. Zaznacz odpowiedni rekord.
   W celu sprawdzenia czy nie został utworzony dokument do zamówienia należy przejść do zakładki Dokumenty powiązane.
2. Kliknij ikonę Brudnopis na pasku narzędzi.

Ekran 7: Przywracanie zamówienia do brudnopisu

Ikona „Dostawa” służy do przyjmowania asortymentu na magazyn i generowania dokumentu PZ na podstawie zamówienia zakupu.

W celu przeprowadzenia dostawy do zamówienia:

1. Wybierz zamówienie, dla którego chcesz przeprowadzić dostawę.
2. Kliknij Dostawa.
3. Spowoduje to otworzenie okna Nowy dokument PZ, w którym należy uzupełnić dane.
4. Po zatwierdzeniu dokumentu otwierane jest okno Specyfikacji dokumentu PZ z listą towarów, które znajdowały się w zamówieniu.
5. Kolejny krok to wybór formy zapisu dokumentu.
   1. Zapisz do brudnopisu - ta opcja zapisu pozwoli wprowadzić zmiany w dokumencie PZ.
   2. Zapisz i zatwierdź dokument - ta opcja zatwierdzi automatycznie dokument, nie będzie już możliwości wprowadzenia zmian w specyfikacji dokumentu PZ.

Ekran: Dostawa


Ekran: Okno dokumentu PZ


Ekran: Specyfikacja dokumentu PZ

Dostawa częściowa

Możliwe jest przeprowadzenie dostawy tylko części z zamówionego asortymentu. W tym celu należy ze specyfikacji generowanego dokumentu PZ usunąć asortyment, który nie został dostarczony. Jeśli pozostały asortyment zostanie dostarczony, należy ponownie skorzystać z funkcji Dostawa dla tego zamówienia. Na specyfikacji pojawi się wyłącznie asortyment, który nie został jeszcze dostarczony. Natomiast jeśli jakaś część asortymentu nie zostanie już dostarczona należy oznaczyć zamówienie jako zrealizowane klikając Realizacja.

Ekran: Dostawa częściowa

Więcej o dokumentach magazynowych znajdziesz tutaj.

Podczas wprowadzenia zamówienia do dostawcy możliwe jest wprowadzenie ustalonego z kontrahentem terminu dostawy surowca. Termin możemy określić ogólnie dla całego zamówienia lub odrębnie dla każdej pozycji, a zmiany te mogą być wprowadzane wielokrotnie.

Funkcja Termin umożliwia wprowadzenie potwierdzonego przez dostawcę terminu dostawy całego zamówienia lub wybranych pozycji. Jeśli termin zostanie zmieniony to checkbox 'Potwierdź termin realizacji' staje się nieaktywny, ale pozostaje zaznaczony. Na liście zamówień zakupu data zmienia się na kolor czerwony.

Jeśli terminu nie zmieniono to użytkownik może odznaczyć 'Potwierdź termin realizacji', wtedy data pozostaje czarna jako niepotwierdzona. W przypadku pozostawienia zaznaczonego terminu realizacji (dla niezmienionego terminu) po zatwierdzeniu następuje zmiana koloru daty „Potwierdzony termin realizacji” na czerwony dla zamówienia.

Zakładka Historia zmian dla całego dokumentu pozwala na ewidencję przyczyn zmiany terminu. Gromadzone informacje mogą w przyszłości pozwolić ocenić kontrahentów pod kontem terminowości dostaw.

Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Ikona „Drukuj” służy do wydrukowania specyfikacji zamówienia lub wystawionego duplikatu bądź po wybraniu daty, nowego duplikatu zamówienia. Wydruk jest realizowany według zdefiniowanego szablonu który można edytować. Informacje w jaki sposób edytować bądź stworzyć nowy szablon znajdziesz tutaj.

Ekran: Drukowanie zamówienia

Ikona służy do szybkiego dodawania i edycji uwag oraz komunikatów od dostawcy, bez względu na status dokumentu. W celu dodania uwagi:

1. W module Zaopatrzenie wybierz Zam. zakupu.
2. Wskaż dokument do którego chcesz dodać uwagę.
3. Kliknij ikonę Uwagi.
4. Wybierz rodzaj dodawanej do pozycji uwagi.
5. Wprowadź uwagę.

Ekran: Dodawanie uwag

Ikona służy do wysyłania dokumentu bezpośrednio z programu w formie załącznika pdf. Więcej o wysyłaniu dokumentów znajdziesz tutaj.

Ikona „Realizacja” służy do oznaczania zamówień jako zrealizowane. Dotyczy zamówień zrealizowanych częściowo, a których pozostała część nie zostanie dostarczona. Oznaczenie tego typu zamówień jest istotne z punktu widzenia zapotrzebowania materiałowego, ponieważ zamówienia do dostawców są uwzględniane przy wyliczaniu tegoż zapotrzebowania. System traktuje taki asortyment jako w trakcie oczekiwania na dostawę co nie jest zgodne z rzeczywistością. W celu wyznaczania prawidłowego zapotrzebowania - zamówienia, które nie zostały zrealizowane w całości, a których realizacja nie zostanie dokończona należy oznaczyć jako zrealizowane.
Ekran: Realizacja

Funkcja umożliwia eksport dokumentów ZD z wybranego okresu (do systemu Navision).

Dane eksportowane są w formie dwóch plików:

• [data eksportu w formacie 2015-12-31]-eksport-ZD1 np. 2015-08-27-eksport-ZD1

• [data eksportu w formacie 2015-12-31]-eksport-ZD2 np. 2015-08-27-eksport-ZD2

RR-MM-DD-eksport-ZD1

RR-MM-DD-eksport-ZD2

Ekran: Eksport

» Wróć do: MODUŁ ZAOPATRZENIA

» Wróć do: PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA