Osoby kontaktowe

Osoby kontaktowe to pracownicy zatrudnieni u kontrahenta odpowiedzialni za kontakt z naszą firmą. System pozwala na wskazanie osób odpowiedzialnych po stronie naszego kontrahenta za odpowiednie działania. Szeroki zbiór danych osobowych pozwala na szybką formę kontaktu.

Dodawanie osoby kontaktowej

Aby dodać osobę kontaktową należy:

  1. W module „CRM” wybrać „Osoby kontaktowe”.
  2. Kliknąć ikonę „Dodaj”.
  3. Wywołane zostanie okno nowej Osoby kontaktowej. W tym oknie za pomocą przycisku „lupa” wybrać kontrahenta, u którego pracuje Osoba kontaktowa i uzupełnić resztę danych.
  4. Kliknąć przycisk Zatwierdź.

++++ Ekran: Dodawanie osoby kontaktowej | Ekran: Dodawanie osoby kontaktowej ++++

Zadanie

Ikona służy do planowania zdarzeń związanych z danym kontrahentem. Funkcja ta umożliwia określenie:

  • kontrahenta,
  • osoby kontaktowej, której zdarzenie dotyczy,
  • tematu,
  • treści,
  • lokalizacji,
  • etykiety,
  • terminu przypomnienia.

++++ Ekran: Zadanie |

++++

W celu dodania zadania:

  1. W module CRM wybierz Osoby kontaktowe.
  2. Wybierz kontrahenta, z którym związane ma być dodawane zadanie.
  3. Kliknij Zadanie.
  4. Wypełnij niezbędne dane.

++++ Ekran: Dodawanie zadania |

++++

Wszystkie zdarzenia widoczne są w podmodule Kalendarz oraz w postaci listy zadań w module Projekty → Zadania.

Aktywność

Program Modus pozwala prowadzić historię kontaktów wychodzących i przychodzących z danym kontrahentem oraz z daną osobą kontaktową.

++++ Ekran: Dodawanie aktywności |

++++

Nową aktywność można dodać także w innych miejscach systemu:

  • CRM/Aktywność
  • CRM/Kontrahenci/Zakładka Aktywność
  • CRM/Pulpit/Zakładka Aktywność
Już w trakcie dodawania nowej aktywności system zaczyna automatycznie naliczać czas pracy spędzony nad daną aktywnością. Edycja tego czasu jest niemożliwa.

Ponieważ wprowadzana aktywność może wiązać się z koniecznością wygenerowania jakiś dokumentów dla danego kontrahenta, pewne dokumenty można generować z poziomu aktywności. Do ich wystawiania można posłużyć się funkcjami dostępnymi na karcie aktywności lub klawiszami funkcyjnymi klawiatury:

  • mail (F2) - otwarcie okna wiadomości e-mail
  • ZO (F3) - generowanie zamówienia sprzedaży
  • ZD (F4) - generowanie zamówienia zakupu
  • SPR (F5) - generowanie dokumentu handlowego
  • KP (F6) - generowanie dokumentu kasowego (Kasa Przyjmie)
  • KW (F7) - generowanie dokumentu kasowego (Kasa Wyda)
  • KAL (F9) - planowanie nowego zadania, które będzie widoczne w kalendarzu użytkownika
  • « (F8) - funkcja dostarcza informacji związanych z kontrahentem, dla którego wprowadzana jest aktywność
  • i - funkcja umiejscowiona obok nazwy kontrahenta otwiera jego kartę, natomiast funkcja umiejscowiona obok nazwy osoby kontaktowej otwiera kartotekę osoby kontaktowej.

Wysyłanie wiadomości e-mail

Jeśli na karcie kontrahenta podany był adres e-mail, zostanie on automatycznie wyświetlony na karcie aktywności. Kliknięcie w ten adres generuje nową wiadomość, która może zostać wysłana do kontrahenta. Jeśli zdarza się, że do kontrahenta wysyłana jest wiadomość o tej samej treści, możliwe jest przygotowanie specjalnego szablonu, który będzie zawierał tekst gotowy do wysyłki. Jednocześnie w treści aktywności automatycznie pojawia się wpis „Wysłano e-mail na domyślny adres kontrahenta.”

Automatyczne generowanie aktywności

Od wersji 2.3 aktywności mogą być generowane automatycznie podczas wysyłania wiadomości do kontrahenta. Wysyłając wiadomość z załączonym dokumentem system może automatycznie wygenerować aktywność o numerze wysyłanego dokumentu i datą wysłania wiadomości. W ten sposób lista odnotowanych kontaktów z kontrahentem jest automatycznie uzupełniana o informację o wysłanych wiadomościach. Opcja do włączenia w module System → Ustawienia globalne → Poczta → „Generuj aktywność po wysłaniu wiadomości”.

» Wróć do: MODUŁ CRM
» Wróć do: PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA