Formularze to rozbudowane narzędzie do tworzenia spersonalizowanych dokumentów: wzorów umów, arkuszy ankiet, projektów, czy kwestionariuszy osobowych z możliwością automatycznego ich wypełnienia. Oprogramowanie pozwala zaprojektować wiele szablonów formularzy, które następnie można sprawnie wypełnić zebranymi danymi w Słowniku zmiennych dla formularzy.
Moduł współpracuje z dedykowaną aplikacją mobilną Worker.
Utworzony Formularz może być powiązany konkretnym Projektem lub być utworzonym bezpośrednio w nim. W ten sposób wszystkie osoby zajmujące się określonym projektem mają wgląd w dane zebrane w formularzu z nim powiązanym.
W module FORMULARZE znajdują się trzy podmoduły:
SŁOWNIK ZMIENNYCH DLA FORMULARZY - tu definiujemy wszystkie zmienne, które chcemy aby zawierały nasze formularze. Są to wartości zmienne, które wypełnią wymagane pola danego formularza. Mogą one być: liczbą, tekstem, datą lub wartością wybieraną z listy.
SZABLONY FORMULARZY - to gotowe arkusze, które będziemy wypełniać danymi
FORMULARZE - to wypełnione, częściowo wypełnione lub oczekujące na uzupełnienie dokumenty
Słownik zmiennych
W tej części modułu należy zdefiniować wszystkie zmienne jakie będą nam potrzebne do utworzenia formularzy.
Aby zdefiniować nową zmienną klikamy „Dodaj”, a następnie wpisujemy nazwę zmiennej, określamy jej rodzaj. Możemy wprowadzić wartość domyślną a także jej opis. W przypadku danych wybieranych z listy, deklarujemy opcje wyboru.
Szablony Formularzy
Aby stworzyć nowy szablon formularza wybieramy „Dodaj”, a następnie określamy jego unikalny kod i nazwę.
Jeśli szablon formularza będzie wykorzystywany do konkretnego Projektu lub Zadania można go przypisać już na tym etapie.
Jeśli będzie funkcjonował jako wzór w wielu Projektach nie przypisujemy go na tym etapie. Będzie można to zrobić na późniejszym etapie, wypełniając formatkę szablonu właśnie pod określony projekt.
W zakładce zmienne wybieramy te, które będą użyte w szablonie.
W razie potrzeby, w trakcie tworzenia szablonu można zadeklarować kolejne zmienne.
W kolejnym kroku tworzymy szkielet formularza.
Mamy tu do dyspozycji standardowe okno dokumentu tekstowego.
Może mieć on dowolną formę: treści umowy, tabeli danych, specyfikacji produktów.
Wpisujemy treści stałe, a w miejscu gdzie mają pojawić się wartości z zadeklarowanych zmiennych wstawiamy „Id zmiennej” na zasadzie „przeciągnij i upuść”.
Gotowy szablon Zapisujemy.
Formularze
Aby uzupełnić wybrany szablon formularza w module FORMULARZE wybieramy Formularze a następnie „Dodaj z szablonu” i wskaż żądany szablon.
W oknie szablonu przejdź do zakładki „Zmienne” i uzupełnij dane.
Po uzupełnieniu „wyłącz edycję wartości zmiennych” i kliknij „Zapisz”.
Zadeklarowane dane uzupełnią się w formularzu.
Po zatwierdzeniu formularza otrzyma on indywidualny indeks.
W oknie modułu jest widoczny postęp wypełnienia zmiennych, projekt i zadanie jeśli zostały powiązane z formularzem.
W zakładce „Zmienne” widoczne są wartości zmiennych a w zakładce „Dokument” podgląd formularza.
Po nadaniu uprawnień użytkownikom i przydzieleniu zadań mogą oni zdalnie uzupełniać dane zmienne w przypisanych formularzach.
