EKSPORT DANYCH Z SYSTEMU MODUS

Aby procedura eksportu i importu danych była jak najmniej pracochłonna, należy wykonać kilka czynności wstępnych, zarówno w systemie Modus, jak i w systemie docelowym (np. Symfonia).

Import dokumentów w systemach księgowych odbywa się na podstawie zdefiniowanych skojarzeń. Aby proces importu przebiegał automatycznie należy skojarzyć dokumenty wystawiane w systemie księgowym z dokumentami wystawianymi w systemie Modus. W tym celu przed dokonaniem pierwszego importu w systemie Modus wykonaj poniższe kroki (patrz Ekran 4):

1. Zaloguj się jako administrator, aby mieć uprawnienia do edycji definicji dokumentów.
2. Wybierz z menu bocznego System→ KONFIGURACJA→ Dokumenty. Pojawi się lista dokumentów. Możesz założyć filtr na grupę dokumentów handlowych, ponieważ w obecnej wersji tylko dokumenty handlowe mogą być eksportowane do programu Symfonia.
3. Teraz dla każdego dokumentu, który wystawiasz w systemie Modus i który będzie eksportowany wybierz funkcję Edytuj. Pojawi się okno edycji.
4. W polu Identyfikator księgowy wprowadź symbol który nadałeś w programie symfonia dla wybranego dokumentu i zatwierdź zmiany.

++++ Ekran 4: Okno edycji definicji dokumentu | ++++

Ten symbol (identyfikator księgowy) pojawi się później podczas importu danych w systemie księgowym i będzie służył do skojarzenia danego dokumentu z odpowiednim dokumentem zdefiniowanym w systemie księgowym. Oto kilka wskazówek odnośnie tego identyfikatora:

• Identyfikator może składać się maksymalnie z trzech znaków i może mieć dowolną wartość;
• Jeżeli na przykład w systemie Symfonia dokument Faktura VAT sprzedaż ma skrót FVS, to w systemie Modus w polu Identyfikator księgowy warto również wpisać wartość FVS. Kojarzenie dokumentów będzie wówczas łatwiejsze.
• Kilka dokumentów może mieć ten sam identyfikator - będą wówczas traktowane podczas importu jako ten sam dokument z punktu widzenia Symfonii. Na przykład w systemie Modus można tym samym identyfikatorem oznaczyć dokument faktury sprzedaży VAT (domyślnie oznaczony sygnaturą FA) oraz dokument faktury do paragonu (sygnatura FAP). Podczas importu w systemie Symfonia te dokumenty zostaną potraktowane równorzędnie, zgodnie ze skojarzeniem.
• Identyfikator księgowy wskazany na dokumencie faktury korygującej (oryginalna sygnatura FAK) zostanie podczas eksportu sklejony z identyfikatorem księgowym dokumentu korygowanego, np. jeżeli dokument faktury vat FA oznaczono identyfikatorem FVS, a dokument korekty FAK oznaczono identyfikatorem KOR, to do systemu Symfonia zostanie wyeksportowany symbol KOR-FVS. Dzięki takiemu rozwiązaniu, będziesz mógł utworzyć odrębne skojarzenia dla korekt sprzedaży krajowej, unijnej czy eksportowej.

Eksport dokumentów handlowych odbywa się w systemie Modus z poziomu okna Rejestry VAT dostępnego z modułu SPRZEDAŻ→ Rejestry VAT. Wyeksportować można tylko dokumenty wcześniej „zaksięgowane”. Księgowanie w systemie Modus polega na oznaczeniu dokumentów handlowych z zadanego okresu specjalnym znacznikiem „Zaksięgowany”. Znacznik ten uniemożliwia przywrócenie dokumentu do brudnopisu oraz jakiekolwiek zmiany w zakresie specyfikacji dokumentu. Możliwe są zmiany niektórych pól w nagłówku dokumentu, jednak użytkownik zostaje wcześniej ostrzeżony, że dokument jest już zaksięgowany, a zmiana zostanie odnotowana w historii rekordu.

Funkcja księgowania dokumentów dostępna jest tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.

Aby wykonać eksport dokumentów handlowych do innego systemu, otwórz okno Rejestry VAT i wykonaj poniższe kroki (Ekran 5):

1. Kliknij przycisk Dodaj (punkt 1).
2. Pojawi się okno dialogowe Księgowanie dokumentów (punkt 2), w którym należy wskazać okres dla jakiego chcesz przeprowadzić księgowanie.
3. Po zatwierdzeniu okna dokumenty ze wskazanego okresu zostaną wczytane na listę oraz oznaczone znacznikiem „Zaksięgowany”. Dokument sprzedaży zostanie zaksięgowany, jeżeli jego Data wystawienia zawiera się we wskazanym okresie. Dokument zakupu zostanie zaksięgowany, jeżeli jego Data wpływu zawiera się we wskazanym okresie.
4. Teraz kliknij przycisk Eksportuj (punkt 3). Pojawi się okno Eksport rejestrów VAT, które wygląda tak jak okno Księgowanie dokumentów (punkt 2), ale posiada dodatkowo opcję wyboru rejestrów (zakupu lub/i sprzedaży) dla których chcesz przeprowadzić eksport oraz wybór programu do którego chcemy wykonać eksport.
5. Po zatwierdzeniu tego okna wskaż folder docelowy, w którym zostanie zapisany plik eksportu o nazwie VAT_R.txt. Powinien to być folder wskazany w oknie definiowania nowego profilu importu (patrz podrozdział Przygotowanie systemu Symfonia do eksportu danych). Plik ten zostanie wczytany przez system księgowy w celu importu dokumentów.

++++ Ekran 5: Księgowanie i eksport rejestrów Vat | ++++

• Symfonia FK (wersje 2012 i wcześniejsze)
• Symfonia FK (wersje 2013 i nowsze)
• StreamSoft Ala
• Aktyn-W FK
• Symfonia MK
• Rewizor GT
• Enova365 (12.2.1)
• Comarch ERP Optima

Pierwszym krokiem jest utworzenie nowego Profilu Importu w oparciu o przygotowany przez RHO plik szablonu importu. Plik nazywa się rho_modus.ams i zlokalizowany jest w folderze Modusa. Plik ten należy skopiować do podkatalogu ścieżka_do_symfonii\Szablon, gdzie ścieżka_do_symfonii jest katalogiem, w którym zainstalowano system księgowy Symfonia.

Następnie w systemie Symfonia wykonaj poniższe kroki [patrz Ekran 1]:

1. Kliknij w bocznym menu sekcję Dokumenty. Otworzy się okno Dokumenty.
2. W tym oknie kliknij Import specjalny. Pojawi się lista ze zdefiniowanymi wcześniej profilami.
3. Na dole listy kliknij pozycję Profile nadawców….

++++ Ekran 1: Profile nadawców w programie Symfonia | ++++

Pojawi się kolejne okno Katalogi wymiany danych, jak na Ekranie 2. W tym oknie wykonaj poniższe kroki:

1. Kliknij przycisk Nowy.
2. Uzupełnij wymagane pola zgodnie z dokumentacją programu Symfonia. W polu Szablon wskaż plik rho_modus.ams, który pobrałeś z tej strony. W przypadku pozostałych pól zapoznaj się z treściami pomocy systemu Symfonia. Wpisując w wyszukiwarkę okna pomocy hasło Profile importu otrzymasz odpowiednią pomoc [patrz Ekran 3].
3. Kliknij przycisk Zapisz. Nowy profil o nadanej przez Ciebie nazwie pojawi się na liście.

++++ Ekran 2: Okno „Katalogi wymiany danych” | ++++

++++ Ekran 3: Pomoc na temat profili importu w programie Symfonia | ++++

W celu importu danych do systemu Symfonia należy postępować zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w pliku pomocy w rozdziale Polecenie import specjalny oraz rozdziałami powiązanymi. Pomoc opisuje krok po kroku przebieg importu i uzgodnień pomiędzy danymi importowanymi, a danymi znajdującymi się w programie Symfonia (patrz Ekran 6).

++++ Ekran 6: Pomoc programu Symfonia w zakresie Importu danych |

++++

Procedura eksportu danych z systemu Modus i ich import w systemie Symfonia MK jest niemal identyczna jak w przypadku Symfonii FK.

Różnice na które należy zwrócić uwagę to:

• W module Sprzedaż/Rejestry VAT po wybraniu 'Eksportuj’ należy wybrać nowy typ eksportu 'Symfonia MK’
• Zatwierdzając eksport zostaje utworzony plik 'faktura.txt’.
• Import w programie 'Symfonia MK’ poprzez szablon 'mpinhm.ams’ będący jednym z dostępnych we wskazanym programie.
• Import obejmuje oprócz samych dokumentów sprzedaży i zakupu ( domyślnie po zaimportowaniu dokumenty trafiają do bufora rejestru 'Sprzedaż VAT’ / 'Zakup VAT’ ) również kontrahentów zawartych w dokumentach.

Procedura eksportu danych z systemu Modus i ich import w systemie Rewizor GT jest podobny jak w przypadku pozostałych systemów księgowych.

Aby móc dokonywać importu dokumentów w systemie Rewizor należy:

1. Wybrać opcję Narzędzia w górnym menu lub użyć skrótu klawiatury Ctrl + F9.
2. W formatce „Import” - Źródło danych wybieramy opcję: Plik komunikacji.
3. Po wybraniu opcji plik komunikacji wskazujemy ścieżkę do pliku „Rewizor_GT.epp” poprzez kliknięcie symbolu pustej strony.
4. Po wybraniu pliku do importu w formatce Import Źródło danych klikamy Dalej.
5. Zaznaczamy wybrane pozycje lub klikamy „Zaznacz wszystkie” i klikamy Zakończ.
6. Zamykamy wynik operacji.

Różnice na które należy zwrócić uwagę to:

• W module Sprzedaż / Rejestry VAT po wybraniu 'Eksportuj’ należy wybrać nowy typ eksportu 'Rewizor GT’.

Procedura eksportu danych z systemu Modus i ich import w systemie Optima jest podobny jak w przypadku pozostałych systemów księgowych.

Różnice na które należy zwrócić uwagę to:

• W module Sprzedaż/Rejestry VAT po wybraniu 'Eksportuj’ należy wybrać nowy typ eksportu 'Comarch ERP Optima’
• Import w programie 'Comarch ERP Optima’ nie wymaga zastosowania szablonu importu
• Aby móc dokonywać importu rejestru VAT musi być w systemie uruchomiony moduł Księga Podatkowa.
  • Uruchamianie formatki importu:
  • Narzędzia → Importy → Danych księgowych → Import rejestrów VAT

Symptomy poprawnego importu danych:

• usunięcie przez program ERP Optima pliku importu ERP Optima po poprawnym przetworzeniu wiersza z pliku tekstowego usuwa go. Jeśli wszystkie rekordy pliku są poprawnie zaimportowane to cały plik tekstowy zostaje usunięty.(Takie działanie aplikacji ma za zadanie uniknięcie importu duplikatów). Uwaga ! Jeśli plik importu nie zostanie usunięty świadczy to o tym że co najmniej jeden rekord nie został zaimportowany ijego wiersz pozostanie w pliku importu.
• brak informacji o błędach powstałych w formatce – Import rejestru VAT.Formatka informuje również o możliwych ostrzeżeniach jeśli w zapisie powstały jakieś nieścisłości np. błędny NIP. Jest to informacja o tym, iż import dokumentu powiódł się ale zapis wymaga poprawy w systemie ERP Optima (w procesie importu nie ma możliwości korygować takich błędów).
• obecność wpisów w rejestrze VAT / Kontrahenci/preliminarz.

Procedura eksportu danych z systemu Modus i ich import w systemie Enova 365 jest podobny jak w przypadku pozostałych systemów księgowych.

Różnice na które należy zwrócić uwagę to:

• W module Sprzedaż/Rejestry VAT po wybraniu 'Eksportuj’ należy wybrać nowy typ eksportu 'Enova365 ’
• Dostępny jest wyłącznie eksport dokumentów sprzedaży
• Import w programie 'Enova 365’ nie wymaga zastosowania szablonu importu
• Aby móc dokonywać importu rejestru VAT musi być w systemie należy:
  • Kliknąć w Plik→Importuj zapisy→Dokumenty handlowe i raporty KB ( XML )
  • Zatiwerdzić