Dane na fakturze

Od stycznia 2014 roku zaczęła obowiązywać znowelizowana ustawa o podatku od towarów i usług. Między innymi zawiera ona szczegółowe regulacje dotyczące zasad wystawiania faktur. Przepisy określają jednoznacznie czym jest dokument - faktura oraz jakie dane powinien zawierać. System Modus umożliwia zdefiniowanie szablonu wydruku faktury aby spełniała ona obowiązujące wytyczne.

Według art. 106e ust. 1 ustawy faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Dodatkowo mały podatnik rozliczający się metodą kasową na fakturach wystawionych przez siebie powinien zawrzeć adnotację “metoda kasowa”.

Natomiast w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, na fakturze powinien zostać wskazany:

• przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
• przepis dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
• inna podstawa prawna wskazująca na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Podatnik rozliczający się w systemie marży na swoich fakturach powinien ująć odpowiednie oznaczenia. I tak w przypadku:

• usług turystyki określenie “procedura marży dla biur podróży”,
• dostawy towarów używanych określenie “procedura marży- towary używane”,
• dostawy dzieł sztuki frazę “procedura marży- dzieła sztuki”,
• dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków określenie “procedura marży- przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Pełen katalog danych, które koniecznie muszą znajdować się na fakturze odnaleźć można w art. 106e ustawy o VAT.

Ustawodawca określił w art. 106e ust. 4 jakich danych i kiedy faktura owych danych nie zawiera. I tak w przypadku:

1. dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca towaru lub usługobiorca, faktura nie zawiera:

• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

2. osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych, niebędących podatnikami, dokonujących okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, faktura nie zawiera:

• numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,

3. w przypadku gdy podatnik jest obowiązany na żądanie nabywcy towaru lub usługi wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 - faktura nie zawiera:

• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Ponadto ustawodawca w określonych sytuacjach pozwala na pewną dowolność zamieszczania niektórych danych na fakturze:

1. w przypadku podatnika mającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (w przypadku ich braku stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności), który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi, a miejscem tej dostawy lub świadczenia jest inne terytorium (Unia Europejska), faktura może nie zawierać:

• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

2. w przypadku podatnika mającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (w przypadku ich braku stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności), który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi, a miejscem tej dostawy lub świadczenia jest terytorium państwa trzeciego (spoza Unii Europejskiej), faktura może nie zawierać:

• numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

3. w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro - faktura uproszczona może nie zawierać:

• imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,
• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku,
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Podsumowując przedsiębiorca otrzymał w ustawie szczegółowe wytyczne dotyczące kwestii danych jakie są niezbędne, jakich należy nie stosować oraz jakie można pominąć w określonych sytuacjach. Jakie to ma znaczenie dla uznania dokumentu za fakturę?

Jak wynika z wcześniej przytoczonej definicji przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Należy zatem wnioskować, że w przypadku braku jakiegokolwiek z elementów wymaganych przez przepisy w określonych sytuacjach, dokument nie zostanie uznany za fakturę, co za tym idzie - podatnik odbiorca nie będzie mógł na jego podstawie odliczyć podatku.

Przykład

Podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę, na której sprzedawca z przyczyn nieokreślonych nie zamieści numeru NIP nabywcy lub swojego identyfikatora. Dokument nie będzie posiadał elementów jakie określa art. 106e ust. 1 pkt. 4 lub 5 ustawy o VAT, zatem nie będzie spełniał podstawowych wymogów narzuconych ustawą.