Dokumenty handlowe

Program pozwala na obsługę zarówno sprzedaży hurtowej, jak i detalicznej poprzez możliwość generowania faktur i paragonów.

W systemie istnieją dwie możliwości wystawiania dokumentów sprzedaży.

1. W module „Sprzedaż” - „Dokumenty” należy Kliknąć ikonę „Dodaj”.
2. Wybrać jako typ dokumentu fakturę (FA), fakturę eksportową (FE), fakturę VAT (FV) lub paragon (PA).
3. Wybrać kontrahenta.
4. W oknie nowego dokumentu uzupełnić dane.
5. Po kliknięciu przycisku „Zatwierdź” przechodzimy do okna specyfikacji dokumentu gdzie wybieramy produkty przeznaczone do sprzedaży, określamy ich cenę oraz ewentualnie zmieniamy stawkę VAT.
6. Jeśli asortyment ma włączoną opcję „Rejestruj numer partii” oraz „Wymagana rezerwacja z partii w momencie tworzenia dokumentu” wywołane zostanie okno z listą partii danego asortymentu tak, aby można było wybrać ten o konkretnym numerze.
7. Wybieramy formę zapisu dokumentu:

• Zapisz do brudnopisu - ta opcja zapisu pozwala wprowadzić zmiany w dokumencie.
• Zapisz i zatwierdź dokument - po wybraniu tej opcji dokonujemy potwierdzenia sprzedaży i rozliczenia faktury lub paragonu.

Seria - seria dokumentu, nadawana przy tworzeniu dokumentu sprzedaży. Po zdefiniowaniu nowej serii i zatwierdzeniu dokumentu będzie ona widoczna (możliwa do wyboru) dla nowo tworzonych dokumentów.

Po zatwierdzeniu dokumentu sprzedaży na jego podstawie tworzony jest dokument WZ.

Tworzenie dokumentu sprzedaży

Wybór kontrahenta

Okno nowego dokumentu

Wybór asortymentu

Określenie ceny asortymentu

Wybór partii

Forma zapisu

Podczas dodawania pozycji do dokumentu sprzedaży stawka VAT określana jest automatycznie na podstawie:

• stawki VAT zdefiniowanej dla asortymentu w jego kartotece
• statusu kontrahenta (krajowy/unijny/poza unijny)
• typu asortymentu

Przykład zmiany wartości stawki vat dla stawki 23%:

Zmiana stawki VAT

Fakturę można wystawić na podstawie wcześniej sporządzonego dokumentu WZ.
Aby to zrobić w module DOSTAWY I WYDANIA - Wydania należy zaznaczyć odpowiedni dokument WZ i kliknąć ikonę Sprzedaż.

Po uzupełnieniu danych w oknie nowego dokumentu FA i kliknięciu przycisku „Zatwierdź” pojawia się okno specyfikacji dokumentu sprzedaży, umożliwiające dokonywanie korekty cen sprzedaży. Zmiany cen można również dokonać edytując stworzoną fakturę, w przypadku, gdy jest ona zapisana do brudnopisu.

Faktura sprzedaży może być wystawiona do kilku dokumentów WZ i nie ma tu znaczenia na jakim magazynie zostały utworzone WZ. Aby to zrobić należy wystawić fakturę na podstawie jednej WZ jak powyżej, tylko ważne, aby nie zatwierdzać faktury, tylko zapisać ją do brudnopisu. Następnie należy zaznaczyć drugi dokument WZ i kliknąć w trójkącik obok ikony Sprzedaż, wybrać Dodaj do istniejącego dokumentu, następnie wskazać fakturę sprzedaży. Po dodaniu wszystkich dokumentów WZ można zatwierdzić fakturę sprzedaży.

W domyślnej konfiguracji systemu w oknie zatwierdzania paragonu dostępne są tylko sposoby zapłaty z:

• domyślnym terminem zapłaty: 0
• domyślnym rejestrem K/B: KASA

Zatwierdzenie dokumentu PA przy domyślnej konfiguracji

Zatwierdzenie takiego dokumentu, powoduje automatyczne wygenerowanie dokumentu KP w rejestrze kasowym.

Włączenie wszystkich sposobów zapłaty (rejestrów K/B):

Chcąc rozliczyć paragon rejestrem bankowym lub zastosować odroczony termin płatności należy zmienić konfigurację globalną. Włączenie opcji Pokazuj wszystkie sposoby zapłaty dla sprzedaży detalicznej, powoduje że podczas zamówienia można wybrać dowolny sposób płatności. Rejestry dla poszczególnych sposobów zapłaty wynikają z konfiguracji tych sposobów zapłaty. Ewentualna możliwość wyboru rejestru podczas zatwierdzania dokumentu również wynika z konfiguracji sposobu zapłaty.

W celu zmiany konfiguracji systemu:

1. Przejdź do modułu SYSTEM, a następnie wybierz Ustawienia globalne.
2. Kliknij Sprzedaż, a następnie Dokumenty.
3. Zaznacz Pokazuj wszystkie sposoby zapłaty dla sprzedaży detalicznej.
4. Kliknij Zatwierdź.

Pokazuj wszystkie sposoby zapłaty dla sprzedaży detalicznej

Zatwierdzenie dokumentu PA przy dostępnych wszystkich sposobach zapłaty

Zatwierdzenie paragonu z odroczonym terminem płatności (z wpłatą bieżącą 0) powoduje że dokument KP nie zostanie wygenerowany. Paragon pojawi się natomiast na liście rozrachunków i będzie oczekiwał na rozliczenie. Dopiero w wyniku rozliczenie wygenerowany zostanie dokument KP.

System Modus umożliwia, aby na poszczególnych dokumentach generowanych w systemie mogło znaleźć się dwóch kontrahentów oraz miejsce dostawy towaru. Kontrahenci, w zależności od rodzaju dokumentu, mogą pełnić rolę:

• zamawiającego,
• płatnika,
• odbiorcy,
• nabywcy.

Domyślnie w pierwszej zakładce 'Szczegóły' dokumentu wprowadzany jest pierwszy kontrahent, a jego dane dodatkowo przepisywane są do zakładki drugiej 'Dane kontrahenta'. W celu wybrania drugiego kontrahenta należy zaznaczyć checkbox przy etykiecie informującej o roli jaką pełni. Dodatkowo z poziomu tej zakładki można jeszcze określić miejsce dostawy.

W ustawieniach sytemu dla poszczególnych grup dokumentów możliwa jest zmiana etykiet wyświetlanych przy polach, w których wybierani są kontrahenci. Dla niektórych grup istnieje również możliwość odwrócenia kolejności przy wyborze kontrahenta, dotyczy to sytuacji, gdy na dokumencie znajduje się dwóch kontrahentów, a możemy zdecydować czy w pierwszej zakładce wybieramy np. Nabywcę czy Płatnika.

W celu edycji ustawień grup dokumentów:

1. Z modułu SYSTEM wybierz Konfiguracja, a następnie Grupy dokumentów.
2. Wybierz grupę dokumentów, którą chcesz edytować.
3. Kliknij Edytuj i dokonaj edycji:
   • Etykiety
   • Kolejności wyboru kontrahenta zaznaczając checkbox 'Odwrócona kolejność kontrahentów przy wyborze i na wydruku' (opcja aktywna tylko dla dokumentów sprzedaży).

Edycja grup dokumentów

Podczas generowania dokumentów powiązanych, dane z dokumentu bazowego są automatycznie przepisywane do generowanego dokumentu. Następuje jednak automatyczna zamiana kontrahentów np. generując dokument WZ z dokumentu ZO dane Zamawiającego wprowadzane są w polu Kontrahent 1, a dane Odbiorcy w polu Kontrahent 2, po wygenerowaniu dokumentu WZ w pole kontrahent 1 trafiają dane Odbiorcy a w pole Kontrahent 2 trafiają dane Zamawiającego.

* jeśli włączono opcję Odwrócona kolejność kontrahentów przy wyborze i na wydruku

Dokument WZ wygenerowany na podstawie dokumentu ZO


Dokument FV wygenerowany na podstawie dokumentu WZ

Funkcja umożliwia wystawienie dokumentu korekty do dokumentu sprzedaży. Możliwe jest przeprowadzenie następujących rodzajów korekt:

• korekta ilości (zwrot) - korekta uwzględniająca zwrot całości lub części asortymentu od Odbiorcy,
• korekta ilości (wydanie) - korekta uwzględniająca wydanie Odbiorcy dodatkowej ilości asortymentu,
• korekta ceny/rabatu,
• korekta stawki VAT.

W przypadku korekty ilościowej w pierwszej kolejności generowana jest korekta dokumentu magazynowego, a następnie w oparciu o ten dokument generowana jest korekta dokumentu handlowego np:

Korekta ilości (zwrot) jest stosowana w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury sprzedaży kontrahent, wraca część lub całość asortymentu. Zastosowanie tej funkcji generuje dokument Zwrot od odbiorcy oraz Korektę faktury sprzedaży.

W celu przeprowadzenia korekty:

1. W module SPRZEDAŻ wybierz Sprzedaż.
2. Zaznacz dokument, dla którego chcesz wygenerować korektę.
3. Kliknij Korekta - korekta ilości (zwrot).
4. Potwierdź komunikat informujący o wystawieniu dokumentu Zwrotu od odbiorcy, klikając OK.
5. Kliknij Zatwierdź na karcie Edycja dokumentu ZWO (Zwrot od Odbiorcy).
6. Edytuj pozycję specyfikacji i określ ilość zwracanego asortymentu o którą chcesz skorygować fakturę sprzedaży.
7. Kliknij Zatwierdź
8. Kliknij Zapisz i zatwierdź dokument
9. Kliknij Zatwierdź na karcie Edycja dokumentu FAK (Faktura korygująca).

Generowanie korekty faktury sprzedaży

Realizując zamówienie od odbiorcy możemy sprawdzić zgodność ilości zadeklarowanej na dokumencie sprzedaży z ilością rzeczywistą. Umożliwia to funkcja „Weryfikuj”.

W celu weryfikacji:

1. przechodzimy do modułu SPRZEDAŻ/Sprzedaż
2. wybieramy dokument sprzedaży, który zostanie poddany sprawdzeniu
3. w górnym menu listy dokumentów sprzedaży wybieramy Dok./Weryfikuj
4. w wyświetlonym oknie wprowadzamy kolejno kody kreskowe asortymentu

Po zatwierdzeniu listy kodów system porównuje wprowadzone egzemplarze z zadeklarowanymi w dokumencie sprzedaży.

Jeżeli będą zgodne, w kolumnie „weryfikacja” wyświetlona zostaje wartość „Ok”.

W przypadku braku zgodności wyświetlona zostaje wartość „Brak”.

Dodatkowo w panelu szczegółów, w zakładce „Niezgodności” dostępna jest lista niezgodnych egzemplarzy.

Weryfikacja dokumentu sprzedaży

Dla każdego dokumentu możliwe jest określenie procedur podatkowych. Można je określić po cofnięciu się do okna edycji dokumentu.
Procedury podatkowe

Oznaczenie transakcji zgodnie z nowym JPK V7.

W celu wybrania kodów procedur transakcji przy tworzeniu dokumentu sprzedaży:

1. W module SPRZEDAŻ wybierz Sprzedaż.
2. Rozpocznij tworzenie dokumentu przy pomocy ikonki Dodaj.
3. Wybierz kontrahenta i szczegóły dokumentu w standardowy sposób.
4. Wybierz pierwszą pozycję dokumentu i określ ilość, a także cenę sprzedaży
5. W górnej części okna wyświetlony zostanie numer GTU, jeżeli jest przypisany do asortymentu.
6. Po kliknięciu na ikonkę Procedury podatkowe znajdującą się pod nazwą asortymentu możesz wybrać konkretną procedurę z której korzystasz.
7. Zatwierdź okno i wybierz kolejne pozycje w taki sam sposób lub zatwierdź dokument.
8. Po utworzeniu dokumentu sprzedaży możliwe jest wyświetlenie szablonu wydruku. Szablon STANDARD wyświetla kody GTU i procedury podatkowe z których korzystamy w ramach konkretnego dokumentu w górnej części nad danymi Sprzedawcy
9. Okno specyfikacji dokumentu wyświetla wszystkie pozycje dodane do dokumentu sprzedaży, a w górnej części okna system wyświetla informację dotyczących kodów GTU asortymentu, a także wybranych wcześniej procedur podatkowych.

Oznaczenie transakcji


Informacje dotyczące GTU i procedur podatkowych

W celu wybrania kodów procedur transakcji dla już istniejącego dokumentu:

1. W module SPRZEDAŻ wybierz Sprzedaż.
2. Wyświetl wszystkie rekordy lub wybierz konkretny rekord.
3. Zaznacz wybrany rekord (dokument finansowy).
4. Przejdź do szczegółów wyświetlonych w dolnej części ekranu
5. Przejdź do zakładki Procedury podatkowe.
6. Kliknij plus celem przypisania Procedury podatkowej do dokumentu.
7. Zaznacz kod lub kody procedur transakcji i zatwierdź je przyciskiem „wybierz” w prawym dolnym rogu okienka.
8. Opcjonalnie wydrukuj interesujący cię dokument.

Oznaczenie transakcji

» Wróć do: MODUŁ SPRZEDAŻ

» Wróć do: PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA